Monatliche Rentabilitätsanalyse für Agenturen und Verwalter
Wo bindest du in deinem Portfolio Zeit, Personal und Geld, ohne dass es sich rechnet?
Wachsende Portfolios werden schnell unübersichtlich. Dadurch ist auf Einheitenebene oft nicht mehr klar, wo Ressourcen sinnvoll eingesetzt sind und wo wirtschaftliches Potenzial liegen bleibt. Wir machen diese Unterschiede sichtbar, ordnen sie ein und zeigen wo Handlungsbedarf besteht, um die Wirtschaftlichkeit einzelner Einheiten und so auch den Gewinn des Portfolios zu verbessern.
wann eine rentabilitätsanalyse sinnvoll ist
Typische Anwendungsfälle
Je nach Portfolio, Struktur und Eigentümermodell entstehen unterschiedliche Situationen, in denen eine fundierte Einordnung auf Einheitenebene sinnvoll wird.
Laufender Betrieb
Einheiten einordnen
Einheiten, die wirtschaftlich nicht sauber tragen, fallen im Alltag oft nicht sofort auf. Sie laufen über längere Zeit mit, binden Ressourcen und werden häufig erst dann zum Thema, wenn Aufwand und Ergebnis bereits spürbar auseinanderlaufen und wirtschaftlicher Handlungsbedarf entsteht.
Eigentümer
Entwicklung belegen
Sobald Auffälligkeiten oder notwendige Veränderungen mit Eigentümern besprochen werden müssen, braucht es eine belastbare Grundlage. So lassen sich Entwicklungen besser einordnen, Entscheidungen klarer erklären und Maßnahmen nachvollziehbar begründen.
Wachstum
Prioritäten setzen
Mit jedem neuen Objekt stellt sich immer die gleiche Frage: "Stärkt es den Gewinn im Portfolio oder erhöht es nur den Aufwand?" Genau das sollte im Wachstum sauber eingeordnet werden. Denn hier geht es darum Entscheidungen nicht nur operativ, sondern auch wirtschaftlich fundiert zu treffen.
Wirtschaftliche Folgen fehlender Einordnung
Was passiert, wenn Einheiten zu lange ungeprüft mitlaufen
Wenn Einheiten zu lange ungeprüft mitlaufen, bleiben Eigentümerbeziehungen bestehen, die sich wirtschaftlich nicht mehr rechnen. Gleichzeitig wächst das Portfolio, ohne dass sich dieser Wachstum auch im Gewinn widerspiegelt.
Falsche Prioritäten im Tagesgeschäft
Ohne klare wirtschaftliche Einordnung fließt Aufmerksamkeit oft dorthin, wo es im Alltag am lautesten ist – nicht dorthin, wo wirtschaftlich am meisten verloren geht. Dadurch binden operative Themen Zeit und Ressourcen, während die wirklich relevanten Einheiten zu lange unter dem Radar bleiben.
Schwierige Trennungsentscheidungen
Ohne klare wirtschaftliche Einordnung wird oft gar nicht erst sichtbar, welche Eigentümerbeziehungen sich für dich nicht mehr rechnen. Dadurch bleiben Einheiten länger im Portfolio, obwohl sie intern bereits zu viel Zeit, Abstimmung und personelle Ressourcen binden. Das belastet den laufenden Betrieb, ohne dass der eigentliche Grund klar benannt werden kann.
Fehlender Fokus im Wachstum
Wachstum richtet den Blick oft auf zusätzliche Einheiten und die Erwartung, damit auch den Gewinn zu steigern. Wenn bestehende und neue Objekte wirtschaftlich nicht sauber laufen, wächst vor allem die operative Arbeit. Mehr Einheiten bedeuten dann nicht automatisch mehr Gewinn.
Was wir für dich tun können.
Ablauf unserer Zusammenarbeit
Je nach Ausgangslage schauen wir uns dein Portfolio gemeinsam an, bereiten die relevanten Zahlen auf, ordnen sie mit dir ein und schaffen so eine verständliche Grundlage für die nächsten Entscheidungen.
1. Erste Einschätzung
Im Erstgespräch verschaffen wir uns einen ersten Überblick über dein Portfolio, deine aktuelle Struktur und deine Zielsetzung. So lässt sich einschätzen, ob und in welcher Form die monatliche Rentabilitätsanalyse für dich sinnvoll aufgebaut werden kann.
2. Unterlagen einreichen
Mit den eingereichten Unterlagen schaffen wir die Grundlage für die weitere Auswertung. Dazu gehören die relevanten Zahlen, Informationen zu den Einheiten und alles, was für eine fundierte wirtschaftliche Einordnung des Portfolios benötigt wird.
3. Aufbereitung der Unterlagen
Die eingereichten Unterlagen werden strukturiert aufbereitet und in eine einheitliche Arbeitsgrundlage überführt. So entsteht ein klarer Überblick über das Portfolio und die Basis für die wirtschaftliche Einordnung der einzelnen Einheiten.
4. Setup der mtl. Auswertung
Im Setup der monatlichen Auswertung werden die eingereichten Unterlagen zusammengeführt und die Basis für die laufende Analyse geschaffen. Dabei verschaffen wir uns einen vollständigen Überblick über die bestehenden Einheiten, ihre wirtschaftliche Ausgangslage und die Struktur des Portfolios.
5. Besprechung der Ergebnisse
Wir gehen die Auswertung gemeinsam durch. Dabei wird klar, welche Objekte wirtschaftlich gut laufen, welche nicht und wo konkreter Handlungsbedarf besteht. Auf dieser Grundlage geben wir gezielte Empfehlungen, welche Maßnahmen sinnvoll sein können und an welchen Stellen Lösungen ansetzen sollten.
6. Laufende mtl. Auswertung
Mit der laufenden monatlichen Auswertung wird die Rentabilität deiner Einheiten regelmäßig weitergeführt und neu eingeordnet. So bleiben wirtschaftliche Entwicklungen sichtbar, Auffälligkeiten werden früher erkennbar und notwendige Anpassungen können rechtzeitig angestoßen werden.
Beispielfall eines unserer Kunden.
Warum Wachstum nicht automatisch zu mehr Gewinn führt
Die Agentur verwaltete 20+ Einheiten, arbeitete operativ am Limit und wollte gleichzeitig weiter wachsen. Im nächsten Schritt stand die Überlegung im Raum, zusätzliches Personal einzustellen, um die operative Last tragen zu können. Erst die Rentabilitätsanalyse hat gezeigt, dass 7 von den bestehenden Einheiten über 45% des operativen Aufwandes verursachten. Damit wurde sichtbar, dass zusätzlicher Personalaufbau allein das wirtschaftliche Problem nicht gelöst hätte.
Wachstum ist für Agenturen entscheidend, um den Gewinn zu steigern. Damit dieses Wachstum nicht auf Kosten der Wirtschaftlichkeit geht, muss das Portfolio sauber aufgestellt sein. Denn schon einzelne Einheiten können unverhältnismäßig viel Zeit, Geld und personelle Ressourcen binden, ohne für das Unternehmen rentabel zu sein. Dann wächst zwar die Anzahl der Einheiten, nicht aber der Gewinn des Unternehmens.
Erfahrungen aus der Zusammenarbeit
Die folgenden Rückmeldungen geben einen Einblick, wie unsere Kunden die Beratung, die Ergebnisse und den gemeinsamen Prozess erlebt haben.
Sabine Müller
Agenturinhaberin
Wir waren an einem Punkt, an dem das Team einfach nicht mehr hinterher kam. Aber wir wollen trotzdem weiter wachsen und irgendwie musste das gelöst werden. Für uns war zuerst ganz klar, dass wir zusätzliches Personal brauchen. Im Rückblick war aber genau das der Denkfehler. Durch die Analyse mit Frau Schiffer wurde sichtbar, dass nicht einfach zu wenig Kapazität an Personal da war, sondern dass einige Einheiten unverhältnismäßig viel Aufwand verursacht und so unser Team extrem belastet haben. Das hätten wir selbst so nie sauber greifen können. Für uns war die Entscheidung diese Rentabilitätsanalyse machen zu lassen erstmal nicht einfach. Wir haben nicht verstanden, was es uns bringen würde. Doch jetzt können wir sagen, sie war für uns extrem wertvoll. Wir wissen jetzt, auf welche Warnzeichen wir achten müssen, um unser Team nicht zu überfordern. Wir haben nicht mehr Personal eingstellt, sondern konnten mit dem bestehenden Team weitere Einheiten ohne Probleme aufnehmen, nachdem wir uns von 3 Einheiten getrennt hatten.
Holger B.
Investor
Mich interessiert am Ende nicht, wie groß ein Portfolio aussieht, sondern wie gesund es wirtschaftlich wächst. Genau deshalb war die Arbeit mit Frau Schiffer für mich so wertvoll. Sie hat geholfen, die Größe des Bestands einmal von seiner tatsächlichen wirtschaftlichen Qualität zu trennen. Das war wichtig, weil mehr Einheiten allein noch nichts über Rendite aussagen. Für unsere Entscheidungen war ausschlaggebend, besser einschätzen zu können, ob weiteres Wachstum den Gewinn tatsächlich verbessert oder ob nur zusätzlicher Aufwand aufgebaut wird. Diese Sichtweise hat unsere nächsten Schritte deutlich verändert, weil Wachstum damit nicht mehr nur nach Volumen, sondern nach wirtschaftlicher Tragfähigkeit bewertet wird.
Melanie Peters
Agenturinhaberin
Wir hatten in den letzten Jahren Schritt für Schritt weitere Einheiten übernommen und nach außen sah das auch nach gesundem Wachstum aus. Intern hatten wir aber immer öfter das Gefühl, dass der Aufwand schneller steigt als das, was am Ende wirklich im Unternehmen ankommt. Genau da war die Rentabilitätsanalyse extrem hilfreich. Sie hat uns nicht einfach nur gezeigt, was auffällig ist, sondern wo wir wirtschaftlich überhaupt ansetzen müssen, damit aus mehr Einheiten auch mehr Gewinn wird. Das war für uns der entscheidende Punkt. Seitdem schauen wir nicht mehr nur darauf, ob wir weiter wachsen können, sondern ob dieses Wachstum unser Unternehmen wirtschaftlich wirklich stärker macht. Extrem hilfreich war auch nicht die Analyse als einzelnes Angebot, sondern tatsächlich, dass wir jeden Monat jemanden haben, der mit uns auf die Zahlen schaut und überlegt, wo man was verbessern kann.
Nadja Bodarenko
Head of Operations
Vor der Analyse war bei uns vieles gleichzeitig wichtig. Im Alltag landet dann automatisch das zuerst auf dem Tisch, was gerade am lautesten ist. Genau das ist operativ auf Dauer ein Problem. Die Auswertung hat uns geholfen, den Bestand anders zu lesen und Prioritäten viel klarer zu setzen. Wir konnten besser unterscheiden, welche Themen wirklich relevant sind, wo wir im Team Kapazität binden und wo wir zuerst ansetzen sollten. Das war für mich einer der größten Vorteile, weil dadurch nicht nur die operative Steuerung besser wurde, sondern auch das Gefühl verschwunden ist, ständig allem gleichzeitig hinterherzulaufen.
Ronja Bode
Head of Operations
Kennen wir sie nicht alle, die Vermieter, die immer mehr Aufmerksamkeit brauchen, als andere?! Im Tagesgeschäft habe ich schon lange gemerkt, dass bestimmte Einheiten unverhältnismäßig viel Abstimmung brauchen. Das Problem war nur, solange man mitten drin steckt, fühlt sich alles dringend und wichtig an und man kommt selten dazu wirklich sagen zu können, was einen genau so viel Nerven und Kapazität kostet. Durch die Rentabilitätsanalyse wurde das zum ersten Mal wirklich greifbar. Wir konnten sehen, bei welchen Einheiten der operative Aufwand dauerhaft zu hoch war und wo die eigentliche Belastung herkam. Das war für mich und das Team ein wirklich großer Mehrwert. Das hat bei uns intern enorm viel verändert. Wir konnten Themen gezielter priorisieren, Prozesse anpassen und bei einzelnen Einheiten viel bewusster entscheiden, wie wir damit weiter umgehen. Für mich war der größte Effekt nicht nur die Transparenz, sondern dass deutlich mehr Ruhe in den operativen Alltag gekommen ist.
Dennis Aylen
Agenturinhaber
Die Gespräche mit Eigentümern waren vorher oft schwierig, weil wir viele Dinge zwar gespürt haben, aber nicht wirklich belastbar erklären konnten. Man merkt natürlich im Alltag, wenn eine Einheit nicht rund läuft oder unverhältnismäßig viel nach sich zieht. Aber das sauber auf den Punkt zu bringen, ist etwas anderes. Durch die monatlichen Gespräche mit Herr Montreau hatten wir endlich eine Grundlage, mit der wir Entwicklungen nachvollziehbar besprechen konnten. Das hat die Gespräche mit den Eigentümern deutlich verändert. Wir konnten viel sachlicher argumentieren, Probleme klarer benennen und auch Maßnahmen besser vorbereiten.
Häufig gestellte Fragen.
Fragen & Antworten
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Für wen ist die monatliche Rentabilitätsanalyse sinnvoll?
Die monatliche Rentabilitätsanalyse ist vor allem für Agenturen und Verwalter sinnvoll, die mehrere Einheiten betreuen und wirtschaftlich sauber wachsen möchten. Besonders relevant wird sie dann, wenn das Portfolio wächst, der operative Aufwand zunimmt oder unklar ist, welche Einheiten das Unternehmen wirklich tragen.
2. Was ist der Unterschied zwischen der einmaligen Analyse und der monatlichen Auswertung?
Die einmalige Rentabilitätsanalyse schafft zunächst eine fundierte Ausgangsbasis. Sie zeigt, wie das bestehende Portfolio wirtschaftlich einzuordnen ist und wo erste Auffälligkeiten oder Handlungsfelder liegen. Die monatliche Auswertung baut darauf auf und sorgt dafür, dass Entwicklungen regelmäßig beobachtet, neu eingeordnet und frühzeitig erkannt werden.
Ab wie vielen Einheiten lohnt sich das Angebot?
Das Angebot ist besonders für Portfolios mit mehreren betreuten Einheiten sinnvoll. In der Praxis zeigt sich der größte Mehrwert meist dann, wenn der Bestand eine Größe erreicht hat, bei der wirtschaftliche Auffälligkeiten nicht mehr ohne Weiteres im laufenden Betrieb greifbar sind. Wir arbeiten mit Agenturen zusammen, die ein Portfolio ab 5 Einheiten haben.
Was passiert im Setup genau?
Im Setup werden die eingereichten Unterlagen gesichtet, strukturiert aufbereitet und in eine Grundlage für die laufende Auswertung überführt. Außerdem wird das bestehende Portfolio erstmals wirtschaftlich eingeordnet, sodass die monatliche Analyse auf einer sauberen Basis aufbauen kann.
Welche Unterlagen werden für die Analyse benötigt?
Benötigt werden die relevanten Zahlen und Informationen zu den betreuten Einheiten. Welche Unterlagen im konkreten Fall sinnvoll sind, besprechen wir im Erstgespräch. So kann individuell eingeordnet werden, was für eine fundierte wirtschaftliche Bewertung des Portfolios erforderlich ist.
Was bekomme ich am Ende konkret von euch?
Du erhältst eine klare wirtschaftliche Einordnung deines Portfolios auf Einheitenebene. Sichtbar wird, welche Objekte wirtschaftlich tragen, wo Auffälligkeiten bestehen und an welchen Stellen Handlungsbedarf entsteht. Ergänzend dazu geben wir konkrete Hinweise, welche Maßnahmen sinnvoll geprüft werden sollten. Selbstverständlich stehen wir auch mit möglichen Lösungen zur Seite.
Was ist, wenn wir mehr als 50 Einheiten haben?
Auch größere Portfolios können analysiert und laufend begleitet werden. In diesen Fällen schauen wir uns die Struktur des Bestands im Erstgespräch genauer an und erstellen ein individuelles Angebot, das zum Umfang und zur Komplexität des Portfolios passt.
Macht ihr auch die Buchhaltung, oder erstetzt ihr den Steuerberater?
Nein. Wir übernehmen weder die Buchhaltung noch ersetzen wir den Steuerberater. Die Rentabilitätsanalyse ist eine unternehmerische und betriebswirtschaftliche Einordnung deines Portfolios. Wir schauen auf Zahlen, Struktur, Aufwand und wirtschaftliche Zusammenhänge auf Einheitenebene und leiten daraus eine fundierte Bewertung sowie konkrete Handlungsempfehlungen ab.
Wir unterstützen Gastgeber seit 2020 bei wirtschaftlichen und strategischen Fragen in der Kurzzeitvermietung.
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